Aunque de primeras las rotuladoras y las impresoras de etiquetas son similares por su apariencia, existe una gran diferencia en su funcionamiento y uso.
Las rotuladoras solamente son capaces de imprimir etiquetas de una sola línea, mientras que una impresora de etiquetas puede llegar a imprimir etiquetas complejas con texto e imágenes de varias líneas, y ambos dispositivos cuentan con sus propios usos y beneficios.
Generalmente las rotuladoras suelen ser menos costosas que las impresoras de etiquetas, son adecuadas si vamos a imprimir pequeñas cantidades de etiquetas y se utilizan principalmente en hogares, oficinas y pequeñas empresas. El usuario puede escribir manualmente el contenido de la etiqueta y la máquina lo imprimirá en ella, creando distintos tipos de etiquetas, como notas adhesivas, etiquetas de dirección, etc.
Por otro lado, las impresoras de etiquetas pueden imprimir a granel y generalmente se suelen usar en grandes empresas o fábricas. Estas impresoras se pueden llegar a conectar a un ordenador u otro dispositivo y generar automáticamente las etiquetas. Generalmente producen etiquetas más duraderas y pueden usarse para necesidades de producción y envío, como etiquetas de códigos de barras.
Las rotuladoras son impresoras pequeñas, portátiles y pueden aplicarse directamente a la impresión de etiquetas in situ. Estas rotuladoras suelen estar hechas de pegatinas graduadas que es escriben sobre ruedas o mecánicamente.
Aunque, las impresoras de etiquetas suelen usar una conexión entre un ordenador y la propia impresora, por lo que son más profesionales y avanzadas, logrando producir etiquetas, cintas u otros rollos de material de línea. Por defecto, las impresoras de etiquetas cuenta con una mayor calidad de impresión que las rotuladoras y pueden imprimir etiquetas de diferentes tipos.
Otro detalle a tener en cuenta es que las impresoras de etiquetas son más flexibles y pueden satisfacer las distintas necesidades de etiquetas, y pueden usarse para diseño de etiquetas complejos con facilidad.