En el mundo empresarial, la tecnología es clave para optimizar el rendimiento. Una impresora eficiente no solo asegura productividad, sino que también contribuye a reducir costes y mejorar la gestión de recursos. Elegir la impresora adecuada puede parecer un reto debido a la amplia gama de opciones disponibles en el mercado. Sin embargo, con una guía clara y los factores correctos, podrás encontrar el dispositivo que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
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Factores Clave para Elegir la Impresora Ideal
1. Definir las necesidades de tu empresa
El punto de partida para elegir una impresora ideal es comprender las necesidades específicas de tu empresa. ¿Cuántas páginas imprime tu equipo al mes? Si tu negocio produce altos volúmenes de documentos, como contratos, reportes o manuales, las impresoras diseñadas para productividad alta son clave. Aquí, las opciones láser sobresalen por su eficiencia. Por otro lado, si imprimes ocasionalmente y con un enfoque en calidad visual, una impresora de inyección de tinta puede ser suficiente.
2. ¿Impresora láser o inyección de tinta?
Impresoras láser: Son ideales para oficinas que manejan grandes volúmenes de impresión. Destacan por su velocidad y bajo coste por página, características que las hacen perfectas para la impresión de documentos en blanco y negro como reportes, contratos o materiales internos. Aunque el costo inicial puede ser más alto, la inversión se compensa con su eficiencia y la durabilidad de sus consumibles, como el tóner, que rinde mucho más que los cartuchos de tinta.
Impresoras de inyección de tinta: Estas impresoras ofrecen una calidad superior en gráficos y fotografías a color, lo que las convierte en la mejor opción para empresas creativas o de marketing. Aunque tienen un menor coste inicial, su mantenimiento puede resultar más caro debido al consumo frecuente de cartuchos de tinta. Son ideales para empresas que priorizan la calidad visual sobre la cantidad, como las que producen presentaciones, folletos o materiales publicitarios.
3. Multifuncionalidad: Más que solo impresión
En muchas oficinas, una impresora no se utiliza únicamente para imprimir documentos. Equipos multifuncionales que combinen impresión, escaneo, copiado y fax, pueden marcar la diferencia en términos de eficiencia operativa. Estas impresoras son ideales para empresas con poco espacio o que buscan centralizar operaciones.
Por ejemplo, una impresora multifuncional permite escanear y enviar un documento por correo electrónico directamente desde el equipo, lo cual ahorra tiempo y elimina la necesidad de un escáner independiente. Además, muchas de estas impresoras son compatibles con aplicaciones móviles y plataformas en la nube, lo que facilita imprimir y compartir documentos desde cualquier dispositivo. Si tu oficina trabaja con equipos remotos o en movilidad, estas características son un punto decisivo.
4. Conectividad y compatibilidad
Las impresoras modernas están diseñadas para integrarse con el ecosistema tecnológico de tu empresa. La conectividad WiFi es esencial para oficinas con varios usuarios, ya que elimina la necesidad de conexiones físicas y facilita la impresión desde laptops, tablets o smartphones. Algunos modelos avanzados permiten incluso la impresión remota, para que puedas enviar un documento desde tu móvil y recogerlo al llegar a la oficina.
La compatibilidad también es crucial. Asegúrate de que la impresora sea compatible con los sistemas operativos y software que usas en tu empresa. Algunas marcas ofrecen software propio para optimizar la gestión de documentos, lo cual puede ser especialmente útil si manejas flujos de trabajo complejos.
5. Costes a largo plazo
El precio inicial de la impresora es solo una parte de la ecuación. Los costes de consumibles, como tinta o tóner, pueden variar considerablemente entre modelos. Por ejemplo, las impresoras de inyección de tinta suelen tener cartuchos más asequibles, pero su rendimiento por página es menor en comparación con los tóneres de las impresoras láser, que ofrecen una mayor durabilidad.
Además, considera los costes de mantenimiento y la eficiencia energética. Algunas impresoras cuentan con certificaciones que garantizan un consumo eléctrico reducido, lo que puede marcar la diferencia en empresas que las utilizan intensivamente. Invertir en modelos con consumibles de alto rendimiento también puede reducir significativamente el coste por página impresa.
6. Tamaño y espacio disponible
El espacio físico en la oficina es otro factor determinante. Las impresoras compactas son ideales para oficinas pequeñas, mientras que las impresoras más grandes, diseñadas para altos volúmenes, requieren ubicaciones dedicadas. Antes de decidir, mide el espacio donde planeas colocar la impresora e identifica modelos que ofrezcan el rendimiento que necesitas sin ocupar demasiado espacio.
7. Velocidad y capacidad de papel
La velocidad de impresión, medida en páginas por minuto (ppm), es un factor clave para empresas con alta carga de trabajo. Si tu equipo a menudo necesita imprimir lotes grandes de documentos, una impresora con alta velocidad puede ahorrar tiempo valioso.
Además, evalúa la capacidad de las bandejas de papel. Una bandeja de mayor capacidad reduce las interrupciones para recargar papel, lo cual es especialmente útil en oficinas con múltiples usuarios. Algunos modelos también ofrecen bandejas adicionales para manejar diferentes tamaños o tipos de papel.
8. Servicio postventa y garantía
Invertir en una impresora es una decisión a largo plazo, por lo que el soporte técnico y las garantías son aspectos que no debes pasar por alto. Opta por marcas que ofrezcan servicio postventa confiable, con soporte telefónico, técnico en sitio y opciones de mantenimiento preventivo. Esto no solo asegura que tu equipo funcione correctamente, sino que también protege tu inversión.